РЪКОВОДИТЕЛ, ОТДЕЛ „СЕКРЕТАРИАТ, ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ“
„Топлофикация София“ ЕАД е утвърден работодател с дългогодишна история и
доказана стабилност в енергийния сектор. Открояваме се на картата на
българската индустрия като топлоснабдително дружество, което доставя
топлинна енергия за над 450 000 абонати посредством 1030 км.
топлопреносна магистрална мрежа, осигурявайки част от енергийната
стабилност и удобството на града.
Ако търсите нови професионални възможности и искате да бъдете част от
водеща топлофикационна компания, при нас може да развиете своята
кариера. Предлагаме възможност за дългосрочно развитие в много области и
възприемаме като свое конкурентно предимство ефективното управление на
най-ценния капитал – хората.
Ако желаете да се присъедините към нашия екип от професионалисти, може
да кандидатствате за позицията: РЪКОВОДИТЕЛ, ОТДЕЛ „СЕКРЕТАРИАТ,
ДЕЛОВОДСТВО И АРХИВ“
КРАТКО ОПИСАНИЕ НА ДЛЪЖНОСТТА:
• Ръководна дейност при осъществяване на
функционално определените административни задачи на отдела.
СТРУКТУРНА/ТЕРИТОРИАЛНА ЕДИНИЦА, В КОЯТО СЕ НАМИРА ДЛЪЖНОСТТА:
• Отдел „Секретариат, деловодство и архив“ към дирекция „Административна дейност“, ресор АСДЧР.
ФУНКЦИИ И ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ДЛЪЖНОСТТА:
• Ръководи дейността на отдел „Секретариат, деловодство и архив“, като
изготвя анализи, доклади и проекти на документи по осъществяваната
административна дейност в Дружеството.
• Координира провеждането на всички видове одити, свързани с
интегрираната система за управление на „Топлофикация София” ЕАД,
подготвя документите и организира тяхното съхранение и ползване.
• Съдейства за изготвяне на проекти на технически спецификации за
провеждане на обществени поръчки, инициирани от отдел „Секретариат,
деловодство и архив“.
• Участва в провеждането на обществени поръчки, свързани с функциите на отдел „Секретариат, деловодство и архив“.
• Организира и ръководи информацията по изпълнението на разпоредителни
действия на Дружеството, подготвя техническите задания и документи по
провеждането на конкурси и процедури, свързани с тях.
• Следи за промени в нормативната уредба, отнасяща се до задачите на
отдел „Секретариат, деловодство и архив“ в съответствие с неговата
функционална характеристика и информира своевременно Директора на
дирекция за това.
• Поддържа необходимия масив от нормативни документи в подходяща форма за ползване на хартиен или електронен носител.
• Следи за периодичността на провежданите инструктажи по безопасност на труда и противопожарна охрана на служителите от отдела.
• Следи за спазването на правилата за противопожарна охрана и
изискванията за опазване на околната среда при осъществяване на
дейността в административната сграда и при нарушение уведомява Директор
дирекция.
• Следи за правилното насочване на документи от и за кореспонденти на Дружеството.
• Следи за навременното и безпроблемно изпълнение на куриерски и
пощенски услуги, като при необходимост съставя справки за дейността.
• При възлагане участва в работни групи и комисии при провеждане на
годишна инвентаризация на материали и активи към Централно управление.
• Организира при възлагане осигуряването със сим карти за служебно
ползване от страна на работодателя по отношение работещите в
Дружеството.
• Организира транспортното осигуряване с карти за обществен транспорт от
страна на работодателя по отношение работещите в дружеството.
• Изпълнява контролни функции по отношение договорите за доставки,
услуги или наемни отношения, по които е възложена функционална
отговорност на отдел „Секретариат, деловодство и архив”.
• Създава организация за поддържането на учрежденски архив на
„Топлофикация София” ЕАД в съответствие със законовите изисквания и
действащата нормативна уредба.
• Контролира дейността на персонала в отдел „Секретариат, деловодство и
архив“ при изпълнението на поставени задачи, съставя графици за работа и
изготвя ежемесечна отчетна информация за това. Следи за присъствието и
изготвя присъствена форма и приложения към нея за отдел „Секретариат,
деловодство и архив“.
• Изпълнява и други задачи, възложени му от директор, дирекция „Административна дейност“ във връзка със заеманата длъжност.
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ДЛЪЖНОСТТА:
• Висше образование с предимство ще се разглеждат кандидатури с хуманитарна насоченост.
• Минимум две години практически опит в административно-обслужващата сфера.
• Висока компютърна грамотност – отлични познания за работа с MS Office.
• Отлични умения за работа с офис техника.
• Познаване на правилата за изготвяне на документация и оформяне на
кореспонденция, за организиране, съхранение и архивиране на
документация.
• Отлично владеене на българския книжовен език.
ЛИЧНОСТНИ КАЧЕСТВА И УМЕНИЯ:
• Висока лична дисциплина и самоконтрол.
• Бързина и адекватност на реакциите във връзка с изпълнение на служебните дейности.
• Лоялност и дискретност.
• Умение за работа самостоятелно и в екип.
• Аналитичност и прецизност.
• Ориентираност към срокове и резултати;
• Отговорност и организираност в изпълняваната работа.
• Комуникативност.
НИЕ ЩЕ ВИ ПРЕДЛОЖИМ:
• Брутно месечно възнаграждение, включващо:
- основна заплата;
- допълнително месечно възнаграждение: по 1.2 % от основната заплата, зависещ от вашия трудов и професионален опит;
- допълнително плащане за социално подпомагане.
• Увеличение на месечното възнаграждение след изтичане на изпитателния срок при добро трудово представяне.
• Допълнителни възнаграждения за Коледните и Великденски празници и др.
• Ваучери за храна при специфичен характер на труда, зависещи от работната позиция.
• Тримесечна оценка на работата от прекия ръководител, с възможност за финансов бонус.
• Добра работна атмосфера, сигурност на работното място и коректност в
трудовоправните отношения - пълни осигуровки, постоянен трудов договор и
дългосрочна заетост.
• Възможност за професионална реализация и кариерно развитие.
• Въвеждащо обучение, менторство и подкрепа през първите месеци на работа.
• Служебен паркинг.
• Специализирани обучения за развитие на уменията.
• Допълнителен платен отпуск в зависимост от трудовия стаж.
• Карта Мultisport на преференциална цена.
МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА РАБОТНОТО МЯСТО И РАБОТНО ВРЕМЕ:
• гр. София, ж.к. „Борово“, ул. „Ястребец“ № 23 Б – Централно управление
• Осемчасов работен ден от 8:30 часа до 17:00 часа.
Ако желаете да станете част от екипа на „Топлофикация София“ ЕАД, моля
кандидатствайте с актуално CV на български език, с посочени актуални
данни за обратна връзка.
Само одобрените по документи кандидати ще бъдат поканени на интервю.
Краен срок за подаване на документи: 24.01.2025 г.
„Топлофикация София“ ЕАД Ви информира, че част от доброволно
предоставените по настоящата обява данни са лични и попадат под
специален режим на защита по смисъла на Регламент 2016/679 и Закона за
защита на личните данни. Предоставените лични данни ще бъдат обработвани
за постигане на законово позволени цели, свързани с настоящата обява,
както и за реализиране на законните интереси на администратора на
личните данни. „Топлофикация София“ ЕАД обработва, съхранява и използва
доброволно предоставените лични данни в рамките на законово уредените
срокове, като гарантира тяхната сигурност и опазване в тайна.
Информираме Ви и Вие се съгласявате, че „Топлофикация София“ ЕАД
предоставя личните данни на държавни органи и институции, или трети
лица, когато има такова задължение по силата на закон, или е необходимо
за реализиране на Вашите права и законни интереси като участник в подбор
и за евентуалното, бъдещо учредяване на трудово правоотношение. При
спазване на вътрешните правила на „Топлофикация София“ ЕАД имате право
на достъп и право на коригиране на Вашите лични данни, право да бъдете
заличен, както и имате право да възразите срещу обработването,
предоставянето и разкриването на Вашите лични данни за различни от тук
посочените цели.
Благодарим Ви за проявения интерес и очакваме Вашите кандидатури!